Uživatelský manuál pro předkládání výročních finančních zpráv

v elektronické aplikaci zpravy.uhdpsh.cz

Nenašli jste odpověď na otázku týkající se náležitostí zprávy?

Kontaktujte člena Úřadu
doc. Ing. Petra Vymětala, Ph.D.
tel. 732 892 259
e-mail petr.vymetal@udhpsh.cz

Nevíte si rady s obsluhou aplikace?

Kontaktujte člena Úřadu
PhDr. Jana Outlého, Ph.D.
tel. 735 134 441
e-mail jan.outly@udhpsh.cz

Základní informace

Aplikace je dostupná na adrese https://zpravy.udhpsh.cz. Je třeba do ní vstupovat přes zabezpečené připojení (tzn. v adrese skutečně musí figurovat https, ne jen http), jinak server spojení odmítne a zobrazí toto upozornění:

Aplikace používá skripty, které neumí zpracovat některé starší typy prohlížečů, například Internet Explorer. Doporučujeme používat aktuální verzi MS Edge, Firefoxu, Chromu, prohlížeče Brave atp.

Na přihlašovací stránce zadejte login a heslo. Údaje jste od Úřadu obdrželi dopisem s doručenkou nebo do datové schránky.

Úvodní strana aplikace

Po přihlášení se zobrazí úvodní strana, která má tři části: výběr zprávy, informace o přihlášené straně (hnutí) a odkazy na nápovědu.

Vyberte zprávu, se kterou chcete pracovat. V rozbalovacím seznamu naleznete všechny zprávy, které vaše strana / hnutí v minulosti překládala.
S uzavřenými zprávami již nelze pracovat. Vyberete-li v seznamu již uzavřenou zprávu, zobrazí základní o ní základní informace, odkaz na pdf soubor se zprávou, případně zobrazení html verze zprávy (viz tlačítko „Zpráva o financování“).

Při výběru dosud nevyplněné zprávy se zobrazí potvrzení, že se zprávou je možné pracovat:

V části „Přihlášená strana / hnutí / kandidát“ se zobrazují základní údaje o vašem subjektu včetně kontaktního e-mailu, jmen a funkce členů statutárního orgánu a přehledu bankovních účtů, evidovaných Úřadem). Prosíme, zkontrolujte je a pokud některé informace nesouhlasí, informujte nás (některé údaje můžete doplnit či opravit sami, viz níže).

Aplikace uživatelům zasílá potvrzení o předložení zprávy včetně časového razítka a jedinečného identifikátoru podání. K tomu je ale třeba, abychom znali váš kontaktní e-mail. Pokud v aplikaci není žádný kontaktní e-mail uveden, nemůžeme potvrzení o předložení zprávy poslat. Aplikace vás na to upozorní. Kontaktní e-mail lze zadat v části Obsah zprávy > Základní informace, případně nás kontaktujte e-mailem na adrese podatelna@udhpsh.cz.

Kontaktujte nás také v případě, že mezi uvedenými bankovními účty, které jste Úřadu oznámili, některé chybí nebo přebývají.

Vyplňování zprávy

Po výběru aktuální výroční zprávy k vyplnění klikněte vlevo v menu na položku Obsah zprávy. Zobrazí se jednotlivé položky k vyplnění.

Zprávu můžete mít rozpracovanou a vyplňovat postupně – všechny údaje, které do aplikace zadáte, v ní zůstávají uloženy.
Některá data lze do aplikace importovat z excelového (csv) souboru – pokyny viz níže.

Základní informace

Údaje o sídle, kontaktech a statutárním orgánu a režimu strany zde zůstávají vyplněné z předchozích zpráv. Můžete je však upravit.

Přílohy - zpráva auditora a účetní závěrka

V dřívějších verzích aplikace (do r. 2024) měl uživatel možnost vložit do aplikace jeden soubor s účetní závěrkou a jeden soubor se zprávou auditora, přičemž pro každý takový soubor existoval samostatný formulář. Počínaje výroční finanční zprávou za rok 2023 je v aplikaci pod položkou Přílohy jen jeden formulář, který ale umožňuje vložení libovolného počtu souborů.
Soubory lze kdykoliv nahrávat do rozpracované zprávy a upravovat (respektive mazat / nahrazovat) je lze až do okamžiku uzavření zprávy.
Maximální velikost každého souboru je však z bezpečnostních důvodů nově omezena na 15 MB. Naskenujte nebo jinak zpracujte zprávu auditora tak, aby žádný ze souborů tuto velikost nepřekračoval.

Celkové příjmy

Uveďte příjmy dle jednotlivých kategorií. Pokud jste žádné příjmy v dané kategorii neměli, je třeba výslovně uvést číslici 0 (pokud tak neučiníte, aplikace vás na to upozorní).
Do horního řádku uveďte celkové příjmy strany (hnutí).
Aplikace za vás kolonku Příjmy celkem nevyplní, ale na pozadí kontroluje, zda součet souhlasí. V případě, že nikoliv, upozorní vás na to.

Výdaje

Na rozdíl od příjmů zákon nevyžaduje, aby strany a hnutí uváděly veškeré výdaje, ale pouze vybrané kategorie výdajů (mzdové výdaje, výdaje na daně, poplatky a jiná obdobná peněžitá plnění a výdaje na volby členěné podle jednotlivých druhů voleb).
Pokud jste žádné výdaje v dané kategorii neměli, je třeba výslovně uvést číslici 0 (pokud tak neučiníte, aplikace vás na to upozorní).

Počet zaměstnanců

Vlastními slovy popište druhy vykonávaných prací a uveďte počty zaměstnanců.
Uvést lze pouze celá čísla (jedná se o počet lidí, nikoliv o výši jejich úvazků).
Pokud jste žádné zaměstnance neměli, ponechte tabulku prázdnou.

Politický institut

Pokud vaše strana (hnutí) založila politický institut ve smyslu zákona o sdružování, uveďte o institutu požadované informace.

Podíly ve společnostech

Pokud vaše strana (hnutí) vlastní podíly v obchodních společnostech nebo družstvech, uveďte o nich požadované informace.
Aplikace kontroluje, zda IČO splňuje parametry, ale neověřuje údaje o dané osobě v příslušných registrech.

Zápůjčky a úvěry

Ve spodní části obrazovky naleznete pole pro zadání informací o zápůjčce nebo úvěru. Po jejich vyplnění (pokud nějaké máte) klikněte na tlačítko „Vytvořit“.
Aplikace kontroluje, zda IČO splňuje parametry, ale neověřuje údaje o dané osobě v příslušných registrech.
V horní části stránky se vidíte seznam zadaných dluhů.
Zadané údaje lze editovat nebo mazat pomocí ikonky papíru s tužkou, respektive křížku.

Dárci a dary - fyzické osoby

Formulář slouží pro vytvoření dárců – fyzických osob a následně k přiřazení (jednoho či více) poskytnutých peněžitých darů a bezúplatných plnění (tedy všech ostatních benefitů, které neměly podobu finančního daru) k těmto dárcům.
V horní části stránky vidíte seznam dárců a celkové výše jimi poskytnutých darů (při vytváření nové zprávy je prázdný), ve spodní části jsou připravena pole pro zadání nového dárce a současně jeho prvního daru.
Vyplňte informace o dárci a prvním jím poskytnutém daru (další dary stejného dárce přidáváte už k takto vytvořené osobě – nevytvářejte opakovaně stejného sponzora).
Kliknutím na tlačítko Uložit dárce a vytvořit nového zanesete do databáze aktuálního přispěvatele a můžete pokračovat zadáním dalšího.
Tlačítko Uložit dárce a editovat jeho dary uloží dárce a současně umožní upravit příspěvky od tohoto dárce nebo přidávat nové příspěvky od stejného dárce.
Totéž lze činit v seznamu dárců (v horní části obrazovky) kliknutím na ikony dárečku a papíru s tužkou. Ikona s křížkem slouží ke smazání záznamu.

Dárci a dary - právnické osoby

Tato část má stejnou logiku a postupy jako v předešlém případě, pouze slouží k zadávání dárců – právnických osob.
Aplikace kontroluje, zda IČO splňuje parametry, ale neověřuje údaje o dané osobě v příslušných registrech.

Dědictví

Ve spodní části obrazovky naleznete pole pro zadání informací o zůstavitelích a majetku.
V horní části stránky se vidíte seznam zadaných dědictví.
Zadané údaje lze editovat nebo mazat pomocí ikonky papíru s tužkou, respektive křížku.

Členové strany (členské příspěvky nad 50 tis. Kč)

Ve spodní části obrazovky naleznete pole pro zadání informací o členech strany (hnuté), kteří poskytli za daný kalendářní rok členské příspěvky v součtu převyšující 50.000 Kč.
V horní části stránky se vidíte seznam těchto členů.
Zadané údaje lze editovat nebo mazat pomocí ikonky papíru s tužkou, respektive křížku.

Dodatečné informace

Toto pole je k dispozici na rámec povinných položek zprávy. Lze do něj dle potřeby uvést jakékoliv doplňující či upřesňující informace. Pole se zobrazí veřejnosti spolu s ostatními částmi zprávy.

Náhled zprávy

V levém menu si můžete pomocí položky „Zpráva“ (najdete ji pod položkou „Obsah zprávy“) v každém okamžiku práce se zprávou zobrazit aktuální náhled sestavy, jak by vypadala, pokud byste ji v daném okamžiku uzavřeli.
Jedná se o stejnou funkci, kterou nabízí modré tlačítko „Náhled zprávy“ na úvodní obrazovce.
Odkaz na náhled zprávy nemůžete odeslat další osobě – sdílený odkaz by zobrazil prázdnou stránku. Náhled může zobrazit pouze přihlášený uživatel. Můžete ho však vytisknout (ve většině prohlížečů stisknutím CTRL+P). V nabídce tisku lze zvolit PDF tiskárnu – tímto způsobem můžete vytvořit PDF soubor s rozpracovanou zprávou (například k zaslání auditorovi, pokud zprávu chce vidět).

Import dárců a darů

Levé menu nabízí možnost naimportovat do aplikace data o rádcích ze souboru CSV (například z aplikace MS Excel).
Stránka obsahuje informace o požadovaných parametrech CSV souboru i jeho vzor.
Vytvořený soubor lze vložit jako přílohu (tlačítko „nahrát“).
Importovaná data se doplní za již existující údaje o dárcích, nepřepíší je. Proto pokud chcete před importem tabulku s údaji o dárcích vyčistit, použijte tlačítko „smazat všechny dary a dárce“.

Účet, nastavení

Nastavení podpisu zpráv

Na této stránce máte možnost nahrát obrázek podpisu (volitelně s razítkem, pokud jej používáte), který bude vložen do odevzdaných zpráv.
Zprávu autentizujete přihlašovacími údaji a sken podpisu slouží k tomu, aby zpráva měla všechny formální náležitosti dle zákona.
Díky tomu nebude nutné dokument tisknout, ručně podepisovat a posílat na podatelnu Úřadu – stačí jej odevzdat pouze elektronicky pomocí této aplikace.
Do příslušných polí uveďte jméno podepisující osoby a její funkci. Pokud zprávu za daný subjekt podepisuje více osob, uveďte do jedné kolonky všechna jména a do druhé kolonky všechny funkce.
Nahrajte obrázek s podpisem či podpisy. Maximální povolené rozměry obrázku jsou 400 x 250 pixelů. Pokud máte fotografii nebo sken větší, můžete zdarma použít online nástroje pro oříznutí a zmenšení – například Image Resizer (dostupný na adrese https://imageresizer.com/).

Nastavení účtu

Pod touto položkou naleznete základní údaje o vašem profilu a také možnost změny aktuálního hesla.
Doporučujeme změnit heslo, které vám Úřad přidělil, za vlastní.

Historie přihlášení

Stránka obsahuje seznam všech přihlášení do vašeho profilu včetně časových údajů a IP adres. Slouží pro vaši kontrolu, případně pro bezpečnostní účely.

Odevzdání zprávy

Vyplněnou zprávu uzavřete a odevzdáte na úvodní straně aplikace (položka „Úvod“ v levém menu).
K dispozici jsou zde tlačítka „Náhled zprávy“ (obdoba výše popsaného), „Kontrola“ a „Uzavřít zprávu“.

Nástroj „Kontrola“ lze používat kdykoliv v průběhu vytváření zprávy k odhalení některých chyb (například chybějící přílohy, nevyplněné povinné kolonky atp.). Kliknutím na toto tlačítko se zpráva neuzavírá. Nalezené chyby aplikace vypíše ve zobrazeném upozorní – příklad:

Kontrola proběhne automaticky také po kliknutí na ikonu „Uzavřít zprávu…“. Odevzdání zprávy je třeba ještě jednou potvrdit ve zobrazeném dotazu.

Po uzavření se zpráva automaticky zveřejní na webu Úřadu (viz rozcestník na adrese https://www.udhpsh.cz/vyrocni-financni-zpravy-stran-a-hnuti). Zprávy za daný kalendářní rok se zobrazují v abecedním pořadí dle názvu strany (hnutí). Je možné zde sledovat výsledek kontroly úplnosti zprávy (neověřuje se správnost, ale to, zda zpráva obsahuje všechny náležitosti).

Ihned po uzavření zprávy máte na úvodní obrazovce také možnost si zobrazit html verzi zprávy nebo stáhnout pdf soubor se zprávou (viz výše oddíl Úvodní strana aplikace).

Nenašli jste odpověď na otázku týkající se náležitostí zprávy?

Kontaktujte člena Úřadu
doc. Ing. Petra Vymětala, Ph.D.
tel. 732 892 259
e-mail petr.vymetal@udhpsh.cz

Nevíte si rady s obsluhou aplikace?

Kontaktujte člena Úřadu
PhDr. Jana Outlého, Ph.D.
tel. 735 134 441
e-mail jan.outly@udhpsh.cz