Všechny kandidující volební strany, tedy i kandidáti na prezidenta a nezávislí kandidáti, musí vést volební účetnictví dle zákona o účetnictví. Za koalici vede účetnictví pověřený člen koalice. 

Kandidující volební strana do 90 dnů ode dne vyhlášení celkových výsledků voleb předloží Úřadu pro dohled vyčíslení veškerých příjmů a výdajů týkajících se volební kampaně a veškeré související podklady. Činí se tak prostřednictvím aplikace Úřadu.  

Kandidující volební strany musí ve svém účetnictví uplatnit takové postupy a nástroje, aby byly schopny jednoznačně určit veškeré účetní operace související s volbami. K tomuto účelu jsou v účetnictví k dispozici různé nástroje – například vedení samostatných analytických účtů, vedení účetních případů týkajících se voleb jako samostatného střediska apod. 

Úřad očekává, že v souvislosti s vyčíslením veškerých příjmů a výdajů souvisejících s volbami obdrží zejména následující podklady: 

1. Průvodní dopis 

V průvodním dopise uveďte celkovou výši výdajů volební kampaně za kandidující volební stranu. Jedná se o součet všech výdajů souvisejících s volbami, a to již uhrazených nebo dosud neuhrazených volební stranou + bezúplatných plnění + výdajů hrazených kandidáty volební strany. Pozn.: Výdaje hrazené kandidáty se netýkají nezávislých kandidátů a kandidátů na prezidenta republiky. 

2. Účtový rozvrh 

S uvedením účtů, na kterých byly účtovány účetní případy výhradně související s volební kampaní podle zákona o účetnictví.  

3. Účetní deník 

Účetní deník související výhradně s volební kampaní vedený chronologicky podle zákona o účetnictví. 

4. Hlavní knihu 

Hlavní knihu související výhradně s volební kampaní (účty účtových tříd 2, 3, 5, 6, případně dalších…) vedenou systematicky podle zákona o účetnictví. Úřad preferuje předložení „položkové“ hlavní knihy. 

5. Číselné řady 

Číselné řady všech prvotních dokladů (od č. ……. do č. …….) podle druhu. Alternativou k neexistujícím číselným řadám prvotních dokladů v případě, že účetní jednotka nevede speciální číselné řady prvotních dokladů týkajících se výdajů na volební kampaň, je nutné uvést jiný způsob odlišení těchto dokladů od dokladů vyplývajících z běžného provozu a dále uvede počty prvotních dokladů zařazených do účetnictví o financování volební kampaně podle druhu. 

6. Soupis dokladů 

Soupis veškerých dokladů, které nesou informace o účetních případech souvisejících s volební kampaní. (Nezasílají se tedy prvotní účetní doklady, ale jen jejich soupis). Doporučujeme formu tabulky s těmito sloupci: 

Druh dokladu, kterým se rozumí faktury nebo zálohové faktury přijaté, které byly uhrazené z volebního účtu; doklady k bezhotovostní platbě uskutečněné platební kartou; pokladní doklady; doklady prokazující případné další hotovostní platby výše neuvedené; interní doklady (bezúplatná plnění, vyčíslení rozdílu do ceny obvyklé, částky, které s vědomím kandidátů uhradily nebo se za ně zavázaly uhradit třetí osoby – v případě, že je kandidující subjekt současně zadavatelem i zpracovatelem prostředků volební kampaně, doloží Úřadu cenovou kalkulaci těchto nákladů včetně předkontace a zahrne je do celkových nákladů volební kampaně,…). 

Interní číslo dokladu 

Částka v Kč vč. DPH 

Účel 

Dodavatel (příjemce platby nebo poskytovatel bezúplatného plnění) 

Poznámka 

7. Rozdělovníky (netýká se kandidujících fyzických osob)  

V rozdělovníku uveďte, zda jste měli společné výdaje v rámci více souběžně probíhajících regulovaných volebních kampaní, nebo v rámci souběžně probíhající regulované a neregulované volební kampaně (pokud nikoliv, sdělte, v rámci kampaně nevznikly společné výdaje). V případě vzniku společných výdajů (viz hesla Souběh více volebních kampaní a Souběh kampaně pro komunální volby s jinými druhy kampaní). Úřad požaduje předložit všechny rozdělovníky společných výdajů jako nedílnou součást veškerého volebního účetnictví (pokud takové výdaje nevznikly, informace, že v rámci kampaně nevznikly společné výdaje). Příjemce přiděleného společného výdaje částku vykáže dle podílu uvedeného v rozdělovníku jako volební výdaj ve zprávě o financování volební kampaně. Úřad doporučuje k popisu „účelu“ ve zprávě o financování volební kampaně, na který byl výdaj použit, uvést mj. i údaj „společný výdaj“. Společné výdaje vznikají, pokud se výdaje týkají více kandidujících volebních stran jedněch volbách (např. účast v různých koalicích v senátních volbách), v různých volbách (souběh voleb např. senátní a krajské) nebo ve více obvodech (v případě senátních voleb) nebo při úhradě výdaje, který je částečně volebním výdajem a částečně spojen s běžným provozem. Rozdělovník vyhotoví plátce společného výdaje, případně příjemce bezúplatného plnění. 

Rozdělovník má být vytvořen ke každému společnému výdaji (faktuře, v případě bezúplatného plnění internímu dokladu) a obsahuje: 

• interní číslo 

• variabilní symbol faktury 

• dodavatele / poskytovatele bezúplatného plnění 

• předmět fakturace/ bezúplatného plnění 

• datum platby / poskytnutého bezúplatného plnění a kdo výdaj uhradil 

• způsob (metoda) pro stanovení poměru rozdělení společného výdaje 

• subjekty, volby, volební obvody, provoz a volby mezi které se společný výdaj dělí 

Postup v souvislosti s existencí společných výdajů 

V případě, že člen koalice/c vede volební účetnictví a vznikly mu společné výdaje, tak na základě rozdělovníku vystaví a zaúčtuje interní doklad/y. V případě, že člen koalice/-c nevede volební účetnictví a vznikly mu společné výdaje, na základě rozdělovníku tyto výdaje buď přefakturuje, nebo poskytne jako bezúplatné plnění (nad 1 000 Kč smlouva, limit max. 3 000 000 Kč) účtujícímu členu koalice.