Všechny kandidující subjekty musí vést volební účetnictví dle zákona o účetnictví. Za koalici vede účetnictví pověřený člen koalice. Volební zákony ukládají kandidujícím subjektům zaslat Úřadu zprávu o financování volební kampaně a veškeré účetnictví týkající se volební kampaně, a to do 90 dnů ode dne vyhlášení celkových výsledků voleb. Kandidující subjekty musí uplatnit ve svém účetnictví takové postupy a nástroje, aby byly schopny jednoznačně určit veškeré účetní operace související s volbami. K tomuto účelu jsou v účetnictví k dispozici různé nástroje – například vedení samostatných analytických účtů, vedení účetních případů týkajících se voleb jako samostatného střediska apod. Kromě účetních soupisů, jejichž přehled uvádíme níže, žádáme kandidující subjekty také o dodání reportu reklam ze všech veřejných profilů na Facebooku, které byly v kampani použity, nebo o informaci, že nebyly využity placené nástroje na Facebooku. Jednou z možností, jak vytvořit report, naleznete zde. Úřad očekává, že v rámci požadavku na zaslání účetnictví od kandidujících subjektů obdrží zejména následující podklady 1. Průvodní dopis V průvodním dopise uveďte celkovou výši výdajů volební kampaně za kandidující subjekt. Jedná se o součet všech výdajů souvisejících s volbami, a to již uhrazených volebním subjektem nebo dosud neuhrazených volebním subjektem + bezúplatných plnění + výdajů hrazených kandidáty politické strany nebo politického hnutí. Pozn. Výdaje hrazené kandidáty politické strany nebo politického hnutí se netýkají nezávislých kandidátů a kandidátů na prezidenta republiky. V případě senátních voleb je výdajový limit stanoven na jednotlivé obvody. V průvodním dopise je tedy nutné celkové výdaje volební kampaně za kandidující subjekt dále rozčlenit na výdaje za jednotlivé volební obvody (číslo obvodu a částka výdajů + bezúplatné plnění+ výdaje kandidáta), v nichž byla volební kampaň uskutečněna. 2. Účtový rozvrh S uvedením účtů, na kterých byly účtovány účetní případy výhradně související s volební kampaní podle § 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 3. Účtový deník Účetní deník související výhradně s volební kampaní vedený chronologicky podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 4. Hlavní knihu Hlavní knihu související výhradně s volební kampaní (účty účtových tříd 2, 3, 5, 6, případně dalších…) vedenou systematicky podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Úřad preferuje předložení „položkové“ hlavní knihy. 5. Číselné řady Číselné řady všech prvotních dokladů (od č. ……. do č. …….) podle druhu. Alternativou k neexistujícím číselným řadám prvotních dokladů v případě, že účetní jednotka nevede speciální číselné řady prvotních dokladů týkajících se výdajů na volební kampaň, je nutné uvést jiný způsob odlišení těchto dokladů od dokladů vyplývajících z běžného provozu a dále uvede počty prvotních dokladů zařazených do účetnictví o financování volební kampaně podle druhu. 6. Soupis dokladů Soupis veškerých dokladů, které nesou informace o účetních případech souvisejících s volební kampaní. (Nezasílají se tedy prvotní účetní doklady, ale jen jejich soupis). Doporučujeme formu tabulky s těmito sloupci. 7. Odpisový plán a inventurní soupisy Pokud se v rámci dané kampaně pořizuje odpisovaný majetek, či se pořizuje zboží či materiál na sklad, je zapotřebí dodat i odpisový plán a inventurní soupisy. Pokud nikoliv, žádáme o výslovné sdělení, že odpisovaný majetek či zboží nebo materiál na sklad nebyl v rámci kampaně pořizován. 8. Rozdělovníky Uveďte, zda jste měli společné výdaje v rámci více souběžně probíhajících regulovaných volebních kampaní, v rámci více volebních obvodů ve volbách do Senátu, nebo v rámci souběžně probíhající regulované a neregulované volební kampaně (pokud nikoliv, sdělte, v rámci kampaně nevznikly společné výdaje). V případě vzniku společných výdajů (viz toto a toto heslo) Úřad požaduje předložit všechny rozdělovníky společných výdajů jako nedílnou součást veškerého volebního účetnictví (pokud takové výdaje nevznikly, informace, že v rámci kampaně nevznikly společné výdaje). Příjemce přiděleného společného výdaje částku vykáže dle podílu uvedeného v rozdělovníku jako volební výdaj ve zprávě o financování volební kampaně. Úřad doporučuje k popisu „účelu“ ve zprávě o financování volební kampaně, na který byl výdaj použit, uvést mj. i údaj „společný výdaj“. Společné výdaje vznikají, pokud se výdaje týkají více kandidujících subjektů v jedněch volbách (např. účast v různých koalicích v senátních volbách), v různých volbách (souběh voleb např. senátní a krajské) nebo ve více obvodech (v případě senátních voleb) nebo při úhradě výdaje, který je částečně volebním výdajem a částečně spojen s běžným provozem. Rozdělovník vyhotoví plátce společného výdaje, případně příjemce bezúplatného plnění.. Rozdělovník má být vytvořen ke každému společnému výdaji (faktuře, v případě bezúplatného plnění internímu dokladu) a obsahuje Příklad: senátní volby, kandidující subjekt je jedna politické strana a kandidátní listinu podala ve všech obvodech, kde volba senátorů proběhne. Po volbách Úřadu předkládá jednu zprávu o financování kampaně, jedno účetnictví a ke společným výdajům pro vícero volebních obvodů musí Úřadu předložit seznam rozdělovníků společných výdajů s uvedením výše jednotlivých částek výdajů, které strana či hnutí dělí mezi více volebních obvodů, s uvedením čísel těchto obvodů a způsobu stanovení poměru, v jakém se výdaj rozděluje (např. celková výše výdajů na společné foto kandidátů z více obvodů, nebo celkové výdaje PR agentuře za přípravu volebního sloganu použitého ve více volebních obvodech atp., netýká se nezávislých kandidátů). Postup v souvislosti s existencí společných výdajů V případě, že člen koalice/c vede volební účetnictví a vznikly mu společné výdaje, tak na základě rozdělovníku vystaví a zaúčtuje interní doklad/y. V případě, že člen koalice/c nevede volební účetnictví a vznikly mu společné výdaje, na základě rozdělovníku tyto výdaje buď přefakturuje, nebo poskytne jako bezúplatné plnění (nad 1 000 Kč smlouva, limit max 3 000 000 Kč) účtujícímu členu koalice.
